O sistema ERP é um método de gestão completo, e seu principal objetivo é integrar os diversos processos da empresa, sejam ela de pequeno, médio ou grande porte.
O sistema integrado pode ajudar os gerentes a atender às necessidades de informação, reduzir custos e melhorar a qualidade do processo.
Quem possui uma empresa sabe a importância de ter as ferramentas certas para melhorar a gestão. Dentre os diversos procedimentos burocráticos do dia a dia dos empresários, o mais recomendado é ter tecnologia que evite possíveis erros e melhore a eficiência.
Portanto, o sistema ERP apareceu. Neste guia completo, coletamos as principais informações sobre o sistema de gestão integrado e todas as informações que você deve saber para melhorar a eficiência do negócio e reduzir custos.
O que é um sistema ERP? Qual é seu propósito?
O Enterprise Resource Planning (ERP) sistema de gestão é de fácil acesso para gerenciar os dados da empresa de forma mais integrada e confiável.
Com base nos dados armazenados no software, vários diagnósticos aprofundados foram realizados sobre as medidas necessárias para aumentar a produtividade e reduzir custos.
Devido à praticidade de uso e aos benefícios que os sistemas ERP trazem para o dia a dia, alguns gestores já estão utilizando a tecnologia para melhorar a eficiência de seus negócios.
Por meio da integração que fornece, diferentes departamentos de uma mesma empresa podem se comunicar de forma mais rápida e objetiva.
Sabendo que um dos maiores problemas da empresa é a falta de clareza na comunicação, o software pode ajudar os gestores na tomada de decisões e contribuir para o crescimento e rentabilidade da empresa.
Como surgiu o sistema integrado de gestão ou sistema de gestão empresarial?
Embora tenha sido considerada uma tecnologia que mudou a maneira como as empresas trabalham nas últimas décadas, a invenção do ERP remonta a mais de 100 anos atrás.
O famoso engenheiro Ford Whitman Harris (Ford Whitman Harris) criou o EOQ (Economic Order Quantity) para planejar sua produção.
A invenção foi usada por muito tempo até que o fabricante Black & Decker desenvolveu outra solução baseada nas idéias da Ford para tornar mais fácil o planejamento de requisitos de materiais.
Esse novo método é chamado de planejamento de necessidades de material, ou MRP, para abreviar.
Basicamente, os conceitos criados pela EOQ Ford são integrados ao computador, para que possam ser utilizados de forma mais simples e rápida.
Esta ferramenta foi considerada revolucionária até o surgimento do MRP II (Manufacturing Resource Planning) em 1983.
No novo momento desta tecnologia, além dos componentes da arquitetura de software, alguns módulos distintos foram adicionados aos componentes existentes, para que o sistema também possa contemplar outras atividades, como compras e gestão de contratos.
Com o MRP II é possível integrar dados e compartilhar informações com outras áreas da mesma empresa, aumentando a produção e reduzindo desperdícios.
A partir das necessidades das últimas décadas, o sistema tem se desenvolvido continuamente, resultando no ERP, fazendo parte do sistema atualizações frequentes, de forma a trazer sempre as melhores funcionalidades de acordo com as necessidades de cada empresa.
O que é ERP: exemplos funcionais
ERP é um sistema completo de gestão empresarial. Basicamente, o ERP pode ajudar os gestores a melhorar os processos internos da empresa a partir da integração de funções em diferentes áreas, tais como:
- Faturamento;
- Tomada de decisão
- Financeiro;
- Compras;
- Estoque;
- Gestão de Vendas;
- Integração com Ecommerces;
- Cadastro de Clientes e fornecedores;
- Gestão de Matéria prima
- Fiscal.
Esta função facilita a gestão da informação e integração de dados nas diferentes áreas da empresa. Além disso, a otimização do processo e a agilidade nos procedimentos são as vantagens do sistema ERP.
Como funciona o sistema ERP na prática?
Todos os dias, as empresas têm muitas informações para controlar. Por sua vez, o ERP funciona centralizando todas essas informações em uma plataforma. Como resultado, todo o fluxo de dados da empresa se tornou mais uniforme e fácil de compartilhar.
Outro benefício é que a unificação dessas informações no sistema pode eliminar a duplicação de informações, o que pode causar atrasos no trabalho de vários profissionais. Os gerentes que desejam percepções mais valiosas sobre os negócios precisam dessas ferramentas.
O sistema pode atender, por exemplo, o departamento de logística de e-commerce de uma empresa que opera em uma loja virtual. O ERP determina a disponibilidade de produtos em estoque e atualiza automaticamente as informações, evitando erros no processo.
Finalmente, o sistema ERP também é muito útil para ajudar a gerenciar contas a pagar e a receber, monitorar vendas e auxiliar no rastreamento de pedidos.
Quais são as vantagens do ERP para a empresa, realmente é necessário?
Reduzir custos e centralizar informações são as principais vantagens da utilização de sistemas ERP, mas não são as únicas vantagens. Veja alguns abaixo:
1- Mais produtividade
Centralizar todas as informações da empresa em um sistema automatizado significa menos retrabalho. Não há necessidade de perder tempo procurando dados já existentes no sistema ERP, os empresários ou equipes podem aumentar a produtividade a cada dia, para que possam focar no que realmente importa para manter a saúde da empresa.
2- Mais economia
Maior produtividade equivale a mais receita. Por meio de operações enxutas, o controle financeiro do negócio pode ser facilmente garantido. O sistema ERP também elimina a necessidade de diferentes softwares e plataformas: a gestão é feita em um só lugar, reduzindo gastos com diferentes fornecedores.
3- Mais escalabilidade
O objetivo de toda empresa é o crescimento, certo? Nesse processo de crescimento, é importante ter uma estrutura maleável para se adaptar ao desenvolvimento do negócio. O sistema ERP tem as seguintes vantagens: pode ser ajustado de acordo com as necessidades da empresa sem ter que dar as mãos a empresários.
4- Mais flexibilidade
Para quem está à frente de uma pequena empresa, controlar a empresa em qualquer lugar é essencial. É comum que uma pessoa geralmente desempenhe papéis diferentes. Por exemplo, com a ajuda de uma versão mobile do sistema ERP, os empreendedores podem acompanhar o que está acontecendo na empresa a qualquer hora e em qualquer lugar.
5- Mais modernidade
Em nossa época, você não pode mais controlar manualmente sua empresa, certo? O sistema ERP é uma forma acessível e simplificada de colocar seu negócio em um mundo moderno e automatizado.
6- Mais integração
O sistema ERP pode centralizar a emissão de faturas, controle de estoque, fluxo de caixa, logística e finanças da empresa em um só lugar. Essa integração de serviços é uma excelente forma de otimizar rotinas.
7- Mais segurança
Para qualquer empresa hoje, ter maior segurança no processo é essencial. O sistema ERP pode garantir a segurança dos dados da sua empresa, principalmente no uso do ERP em nuvem. O risco de fraude ou intrusão é pequeno, conforme descrito a seguir.
Sistema ERP e segurança de dados
Uma das explicações para o sucesso do sistema ERP é a garantia da segurança dos dados. Para que a empresa cresça de forma saudável, ter softwares de gestão não só contribui para as atividades operacionais, mas também pode fornecer subsídios para a segurança da informação, o que é muito importante.
Afinal, proteger os dados é essencial para manter um bom relacionamento com os clientes e se destacar da concorrência. Uma maneira de garantir mais proteção das informações é usar um sistema que possa ser executado na nuvem.
Como o sistema ERP em nuvem possui diferentes mecanismos de proteção, ele fornece mais camadas de segurança.
Como o sistema ERP garante a segurança dos dados
Para classificar um sistema ERP como uma opção viável para o seu negócio, ele possui vários níveis – geralmente pode ser dividido em três níveis.
Na primeira camada estão as funções, como o cadastro a partir de um formulário dividido em campos, processos e outros dados essenciais ao funcionamento da empresa. Os dados nesta camada ajudarão na análise de negócios.
No outro nível está o aplicativo, onde as informações são armazenadas logicamente no banco de dados.
Para melhorar a segurança, a terceira camada consiste em conexões para garantir que os dados estejam bem protegidos na nuvem.
Sistema ERP local ou ERP na nuvem?
Como dissemos, o sistema ERP na nuvem pode garantir maior segurança para a empresa. Mas qual é a diferença entre ERP local e um modelo que pode ser executado na nuvem?
Basicamente, o ERP local é instalado no computador da sua empresa, tendo como base o equipamento selecionado e fazendo com que o seu servidor funcione normalmente. Se houver necessidade de manutenção, ele também precisará da atenção de sua própria equipe de TI.
A vantagem é que é altamente personalizável. Porém, o custo do ERP local é maior, pode causar problemas de atualização e a segurança é menor, pois a sua empresa também é responsável por isso.
O sistema ERP na nuvem pode ser acessado de qualquer lugar pela Internet, e os dados podem ser armazenados em um servidor remoto. Além de segurança e mobilidade, também possui um custo menor.
