A contagem de estoque é uma parte fundamental do gerenciamento de estoque para qualquer negócio baseado em produtos — não importa o quão sofisticado seja seu sistema de estoque. Descubra tudo o que você precisa saber sobre inventário aqui.
O que é inventário?
O inventário (ou contagem de estoque) é quando você verifica e registra manualmente todo o inventário que sua empresa possui atualmente. É uma parte vital do seu controle de estoque, mas também afetará suas compras, produção e vendas. Assim como qualquer aspecto do inventário, o processo de inventário varia muito de empresa para empresa.
Apesar do nome, um inventário é mais que apenas gerenciamento de estoque. Qualquer inventário que sua empresa precisa deve ser incluído. Se você é um fabricante, por exemplo, você quer registrar os produtos que você usa para criar seus produtos acabados — porque ficar sem eles seria tão desastroso quanto ficar sem estoque.
Qual é a diferença entre estoque e inventário?
Embora sejam frequentemente usados de forma intercambiável, estoque e inventário são duas coisas diferentes. Estoque são apenas os produtos que você vende como parte de suas operações comerciais diárias. Enquanto isso, o inventário inclui quaisquer outros itens que você precisa para fazer, armazenar ou vender seu estoque.
O que é contagem cíclica?
A contagem cíclica é um método de inventário que envolve a verificação de uma parte definida de seu inventário regularmente em dias definidos. Essencialmente, em vez de realizar uma única contagem anual de todo o depósito, você o divide em vários mini-inventários menores.
Isso traz vários benefícios em relação ao inventário tradicional, sendo o maior deles evitar a interrupção que vem com uma única tomada anual. Por esse motivo, a contagem cíclica é particularmente popular entre as grandes empresas que não podem encerrar totalmente suas operações. Também pode ajudar a evitar a grande variação que às vezes surge quando há um intervalo maior entre as tomadas.
No entanto, a contagem cíclica é um processo complexo que depende de alta precisão de estoque para funcionar. Algumas pequenas empresas usam uma mistura de contagem cíclica e inventário tradicional – pelo menos até que possam ter 100% de certeza de que se afastar totalmente dos métodos tradicionais não trará problemas no futuro.
Por que os inventários são importantes?
Qualquer negócio baseado em produtos precisará garantir que seus níveis sejam 100% precisos de tempos em tempos como parte de seu controle de estoque. Em alguns países, é até uma exigência legal. Mas mesmo que você não seja obrigado a fazê-lo por lei, aqui estão três razões principais pelas quais você deve verificar regularmente seus produtos.
1. Veja como você está rastreando o inventário
Confiar inteiramente em seu sistema para níveis de estoque precisos geralmente é uma má ideia. Ao comparar os números de um inventário com o que você achava que tinha em mãos, você pode identificar discrepâncias e corrigi-las antes que se tornem problemáticas.
Se você não está rastreando suas mercadorias tão bem quanto pensava, pode ser um sinal de que você tem um controle de estoque ruim. Vale a pena corrigir os problemas mais cedo ou mais tarde, antes que eles levem a problemas maiores, como:
- Estoque (quando você fica sem produtos para vender)
- Excesso de estoque (quando você tem muitos produtos à mão)
- Estoque morto (quando seus produtos se tornam obsoletos antes de serem vendidos)
2. Descubra problemas de ações
O software em nuvem permite rastrear facilmente os níveis e a localização de seus produtos, mas não pode fazer tudo. Seu sistema pode não destacar um problema de trânsito, por exemplo, enquanto uma verificação manual o fará.
Use um inventário para identificar problemas que seu sistema de gerenciamento de estoque pode ter perdido: como produtos danificados, pedidos perdidos, controle deficiente ou roubo. Às vezes, esses são únicos que não causam muitos problemas, mas também podem ser sintomáticos de uma falha mais profunda.
3. Certifique-se de que sua empresa está cumprindo as metas
Quando se trata de monitorar o desempenho do seu negócio, você não quer deixar nada ao acaso. O cálculo de métricas-chave, como giro de estoque, por exemplo, requer números 100% precisos.
Após saber exatamente como está o desempenho do seu controle de estoque, você pode começar a refinar seus procedimentos e planos para aumentar a eficiência e aumentar as margens.
Por exemplo, você pode:
- Reduza a quantidade de estoque de segurança que você mantém à mão em caso de emergência ou aumento de demanda.
- Altere seus preços para garantir que todos os seus produtos sejam vendidos rapidamente.
Estoque e seu sistema de inventário
A importância (e a interrupção) dos inventários para o seu negócio varia conforme o seu sistema de inventário. As empresas que empregam um sistema periódico, por exemplo, dependem inteiramente de inventários para obter visibilidade sobre os níveis atuais. Para essas empresas, registrar o estoque pode significar fechar por um dia ou exigir que a equipe chegue depois do expediente. Um sistema perpétuo como o da AutoGerenciável, por sua vez, deve tirar parte do ônus do inventário: tornar o processo um pouco menos perturbador.
Como fazer um balanço
Existem algumas etapas que toda empresa deve seguir ao registrar o estoque. Geralmente, eles podem ser divididos em três etapas: antes, durante e depois da contagem.
Antes da contagem
Em primeiro lugar, decida uma data e hora para a sua contagem.
Você não quer distrações desnecessárias que possam levar a números mal calculados, então considere encerrar as operações do dia ou realizar a tomada após o expediente. Você também precisará reservar um tempo depois para resolver discrepâncias e corrigir problemas.
Em seguida, é hora de atribuir uma função a todos e confirmar seu processo. Todos os funcionários devem estar cientes de como o dia irá progredir e ter passos claros a seguir.
Pouco antes da contagem ocorrer, há duas tarefas a serem concluídas:
- Corte todas as suas compras e vendas. Caso contrário, o estoque de entrada e saída causará estragos em seus números.
- Organize a área onde será realizada a contagem. Ter um espaço limpo ajuda a garantir que não haja interrupções desnecessárias.
Durante a contagem
O que acontece no dia vai depender do processo escolhido. No entanto, existem algumas diretrizes que toda empresa deve seguir para que sua participação progrida sem problemas:
Incluir tudo
Gravar individualmente cada item pode parecer uma tarefa cansativa, mas cortar custos pode ter consequências terríveis. Portanto, reserve um tempo para verificar tudo corretamente, incluindo todo o estoque de segurança, estoque de ciclo e produtos inacabados. Não confie apenas no que os rótulos dizem.
Contar armazém para folha
Certifique-se de que sua equipe esteja seguindo este processo nesta ordem, e não o contrário:
- Registrando o estoque que está realmente na prateleira
- Observando essa figura ao lado do que seu sistema diz que deveria estar lá
Olhar para o sistema e depois verificar a prateleira pode parecer mais fácil, mas é muito provável que leve a erros.
Faça pausas
Qualquer um que tenha passado por alguns balanços dirá a mesma coisa: eles podem ser exaustivos. No entanto, você precisa que todos os envolvidos estejam o mais focados possível, portanto, garantir que você tenha intervalos regulares planejados realmente ajudará a manter as coisas funcionando sem problemas.
Após a contagem
Só porque você tem seus números prontos, não significa que seu estoque acabou. Ainda faltam mais alguns passos: e não segui-los significa que você não obterá todos os benefícios de todo o trabalho que acabou de fazer.
Em primeiro lugar, valorize tudo corretamente. Agora que você sabe exatamente o que tem, pode avaliar quanto vale tudo isso. Em seguida, verifique seus números. Quanto mais vezes você verificar, mais seguro poderá ter de que tudo está presente e correto. Quando estiver 100% confiante, é hora de carregar tudo no seu sistema de inventário.
Agora, é hora de reordenar os itens que estão prestes a acabar e analisar os resultados da sua tomada. Preste atenção especial às discrepâncias — maiores ou menores — entre os números de sua contagem e seu sistema.
Lidando com discrepâncias de estoque
Qualquer discrepância de estoque é uma má notícia para o seu negócio — mesmo se você descobrir que realmente tinha mais estoque disponível do que pensava. Eles geralmente são sintomáticos de um problema maior em seu controle de estoque, que pode ser catastrófico se deixado para apodrecer. Além disso, eles significam que você está administrando sua empresa com informações incorretas.
Quando você encontra uma discrepância, a primeira coisa a fazer é descobrir sua causa. Pode ser um simples erro humano (colocar algo no lugar errado ou inserir dados incorretamente no sistema). Alternativamente, pode ser um problema sério, como roubo ou problemas com o fornecedor.
Depois de saber o que causou a discrepância, você pode tomar medidas para garantir que isso não aconteça novamente. Isso pode exigir alterações em seus processos, novo software ou segurança extra. Em seguida, basta carregar a nova figura correta em seu sistema para resolver o problema.
Saiba mais sobre como resolver discrepâncias de estoque.
Planejando à frente
Agora, é hora de garantir que você obtenha o máximo benefício de sua contagem, analisando seus resultados e como foi. Há duas áreas para prestar atenção especial:
- Como você pode melhorar sua gestão de estoque. Não são apenas as discrepâncias que precisam ser abordadas a partir de sua tomada. Também é um excelente momento para dar uma olhada em como você pode gerenciar melhor seu inventário. Portanto, reserve um tempo para debater como você pode melhorar sua área de trabalho, procedimentos e sistemas.
- Como você pode fazer o próximo inventário funcionar melhor. A próxima tomada é provavelmente a última coisa que você quer pensar. Mas enquanto o último ainda está fresco em mente, certifique-se de anotar quaisquer problemas, melhorias ou pontos de dificuldade para que cada contagem futura seja um pouco mais suave.
Como fazer a contagem cíclica
A contagem cíclica envolve um processo diferente do inventário tradicional:
- Configure seu estoque para contagem cíclica
- Conduza cada tomada em seu dia alocado
- Inicie o processo novamente
Para configurar seu estoque para contagem cíclica, primeiro você divide seu estoque em várias seções. Você usará cada um como um indicador da integridade total de seu inventário, portanto, é uma boa ideia considerar cuidadosamente como seu inventário é alocado em cada seção.
Quando esse processo estiver concluído, você desejará garantir que cada seção seja mantida em uma área específica e designar o dia em que ela será verificada.
Em seguida, você percorre cada contagem. Como você está incluindo apenas uma pequena parte de seu inventário, não deve haver necessidade de encerrar sua operação. No entanto, obter um número final preciso ainda é extremamente importante. Portanto, garanta que todos os envolvidos tenham um processo definido a seguir e que as discrepâncias sejam tratadas adequadamente.
Após realizar todos os seus mini inventários, você inicia o processo novamente para garantir que seu inventário seja mantido 100% preciso.
Com que frequência você deve contar o estoque?
A frequência de seus inventários deve ser uma consideração importante ao escolher um sistema de gerenciamento de estoque — mas como você decide a regularidade de suas contagens?
A resposta exata varia muito de empresa para empresa, dependendo da complexidade do seu inventário, se você está utilizando contagem cíclica e uma série de outros fatores externos. No entanto, há algumas coisas que você deve ter em mente ao decidir quanto tempo você pode deixar até a próxima contagem.
- Sua precisão de rastreamento de produtos. Quanto mais confiança você tiver em seu rastreamento de inventário, menos contagens serão necessárias.
- Sua confiança em números precisos. Se você é um fabricante de alimentos que precisa lidar com datas de validade, por exemplo, convém fazer o inventário com mais frequência.
- Quanta interrupção você pode lidar. Lembre-se de que um negócio que raramente faz um balanço vai considerá-lo muito mais perturbador do que aquele que o faz regularmente.
Melhorando seu inventário
Não existe um método único que funcione para todas as empresas, mas há muitas maneiras de melhorar a forma como você registra o estoque. Aqui estão algumas dicas para começar.
Use um leitor de código de barras
As contagens manuais são propensas a erros, especialmente à medida que sua empresa cresce. A tecnologia de leitura de código de barras reduz esses riscos, permitindo que você registre rapidamente os níveis de estoque e armazene os dados ao mesmo tempo. Um scanner de código de barras usa uma fonte de luz, uma lente e um sensor de luz para permitir que você digitalize e visualize grandes quantidades de dados em um só lugar.
Evitar distrações
Distrações como smartphones e ruídos de fundo podem fazer com que você perca detalhes importantes. Cortá-los pode parecer cruel, mas concentrar-se na tarefa em mãos o ajudará a terminar o trabalho com rapidez e eficiência.
Mantenha o armazém arrumado
um estoque bagunçado e desorganizado torna as coisas mais lentas e pode levar ao aumento de erros. Quanto mais organizado for o seu armazém – de preferência com etiquetas para diferenciar os itens – mais fácil será tudo.
Obtenha a opinião de todos
Pergunte aos funcionários que estiveram envolvidos em cada inventário para dar sua opinião sobre como o próximo poderia ser melhor. Além disso, peça que eles sugiram melhorias gerais com base nos resultados da contagem.
Considere software dedicado
O nosso software de gerenciamento de estoque permite que você veja os níveis de estoque atualizados em tempo real, reduzindo sua dependência dos estoques para obter informações precisas. Quando combinado com outras ferramentas, como leitores de código de barras, você pode começar a automatizar todo o processo.